Какие документы прошиваются


Оглавление:

Зачем необходимо сшивать документы


При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые деловые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны. Заверение деловых бумаг После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить.

Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью»

. На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать. При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться.

О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой.

Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами руководители предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих документах. Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ. Заверять документы можно только ответственному лицу, которое подписывало оригинал.
Заверять документы можно только ответственному лицу, которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является доверенность, то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле фамилии, имени и отчества подписанта.

Правовые нормы при формировании сшива документов Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим приказом в 2009 году. Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом правовых норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Банка Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных норм в ведении делопроизводства.

Какие бухгалтерские документы должны быть прошиты

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  4. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице., в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.
от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице., в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

Как сшивать документы

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация.

Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  2. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  3. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  4. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. канцелярский клей;
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. ножницы.
  4. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  5. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  6. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него.

На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Подготовка документации состоит из:

  1. систематизации документов;
  2. сшивания документации в одну папку;
  3. оформления обложки документа.
  4. заполнения описи;
  5. нумерации;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.При встречной проверке срок сокращают до 5 дней.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства. Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  2. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  3. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

2.

Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  2. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он
  3. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

Как правильно прошить документы нитками пошаговая инструкция

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  1. лично, представителем;
  2. заказным письмом;
  3. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама.

Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий.

Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.Заверенные копии сшивают определенным образом.Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

    Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».

  • Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  • Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  • Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  • Один том может содержать до 150-250 листов.
  • Сшивание документов не регламентируется нормативными актами.

    Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет.

    Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета).

    После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки.

    Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени.

    Пошаговая инструкция:

    • Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
    • Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
    • Вставляем иголку
    • Берем пронумерованную стопку документов.
    • Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
    • Проделываем первую дырку.

    Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

    Нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)

  • Подготовьте бланк для наклейки (фото №12).

    Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.

  • Сделайте дополнительный узел. Он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
  • Пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
  • Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки.

    Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить.

    (фото №16).

  • Заполните скрепительный бланк.

    Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.

  • Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе.

    Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой. После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

    • Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
    • Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
    • Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
    • Сделайте дополнительный узел.
    • Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
    • Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
    • Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
    • Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
    • В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов, правильно сшивать документы ниткой фото

    Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.

    Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

    • Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
    • Подбор материалов:
    • Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь.Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
    1. Картон
    2. Папиросная бумага 4 на 5 см.
    3. Канцелярский клей (или жидкое стекло)
    4. Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
    5. Шило.
    • Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.
    • Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
    • Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.

    На обложке укажите:

    1. Срок хранения.
    2. Название организации
    3. Индекс и название дела.
    4. Число подшитых листов
    5. Номер тома.
    6. Какое подразделение (например, бухгалтерия).
    7. Дата подшивки.

    Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

    Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут. Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой.

    Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом. На первый лист положите картонную полоску.

    Это предохранит нить от быстрого изнашивания.

    Как правильно сшивать документы? советы, видео

    N ММВ-7-6/25.

    Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы. Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

    Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
    2. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    3. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
    4. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

    Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

    Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

    Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

    Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

    Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

    от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

    1. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
    2. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    3. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

    2.

    Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

    В пачке должно быть не более 250 листов.

    Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

    Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу.

    Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

    1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
    2. При неправильной
    3. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
    4. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
    5. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
    6. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
    7. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

    Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

    Какие документы прошиваются?

    1. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    2. копии уставных документов
    3. документы в различные отделы банка
    4. книги учета прибыли
    5. Кадровая документация по итогам текущего года
    6. документы на тендер
    7. Документация бухгалтерии
    8. при подготовке документации к сдаче в архив
    9. документы при заключении особо важных соглашений
    10. документы для сдачи отчетности в ПФР
    11. нотариально удостоверенные копии и переводы
    12. Документы для налоговой
    1. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

      Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

    2. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
    3. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
    4. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

    Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Какие документы нужно обязательно прошивать

    Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

    Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

    Что действительно важно:Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.

    На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

    Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.На наклейке пишется следующее:

    «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

    .

    Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками.

    Либо сделать отверстия дыроколом.

    Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

    Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

    Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз.

    Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

    Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

    Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.

    Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

    На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»

    . Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.

    Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

    То же требование относится и к печати.

    Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке.

    Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

    Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.

  • Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
  • Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны.

    Цифры не должны пересекаться с основным текстом.

    Опись при нумерации за страницу не считается. Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа.

    Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа. Что такое и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.