Заявка о приеме на хранение в архив бланк


Приложение N 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение


Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;- дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за .

год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено.
год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места

Форма МХ-1.

Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение

Именно эту дату и надо ставить в документе.

Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы. Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.

Во-первых, имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу. Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа.

Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы. Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия. Во-вторых, вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании.

Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы. Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара.

По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями. Сведения об акте внесите в

Акт приема-передачи дел на архивное хранение

5125 Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании.

Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела. Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями.

Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично.

Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел. К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526.
Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды.

В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526. В бланк необходимо внести следующие сведения:

    • Номер акта, дату и место его составления.
    • Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
    • Название передаваемого фонда.
  • Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
  • Полное наименование архива.
  • За какие годы сдаются бумаги.
  • Опись документов.

    Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).

  • Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
  • Номер фонда в госархиве.
  • ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.

После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ.

Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа. К сведению! 20 декабря 2019 года приказом № Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.
Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п.

параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков. Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  1. Отдельно вписывается состав комиссии.
  2. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  3. Вначале документа указывается название организации.
  4. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  5. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг). Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде.

Акт приёма-передачи документов

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.

Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта. С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении.

В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  2. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  3. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
  4. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы. В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

Описи

Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании.

Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Если документ отправляется в суд, опись не требуется.

Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется.

Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много. Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Наименование компании, ее адрес.
  2. Список документом, указание номера каждого из них.
  3. Общее число документов.
  4. Исходящий номер.
  5. Заголовок.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела.
Включает в себя эти сведения:

  1. Номер личного дела.
  2. Название.
  3. Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись.

В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107.
В документе фиксируется эта информация:

  1. Стоимость.
  2. ФИО получателя или наименование фирмы.
  3. Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив.

Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив.

Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи.

В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т.

д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования.

По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках. И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников.

Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст.

13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным.

Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства. Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).

Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении. Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв.

приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов

Перечень документов, подлежащих передаче в архив

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации 1. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).2. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.3.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).4.

Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).5. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.6. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);7. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).8.

Акты о несчастных случаях.9. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.10. Табели и наряды работников вредных профессий;11.

Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии Вместе с документами в архив передаются:1.

Опись дел по личному составу (согласованная с ЭПК) в 3 экземплярах + электронный экземпляр2.

Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр3. Справка о неполноте состава документов в 1 экземпляре + электронный экземпляр4. Акт приема-передачи архивных документов на хранение5.

Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации) копии (ксерокопии).

Особенности хранения документов в электронном архиве

В частности, это формат PDF/A-1.

  • Учетной единицей считается контейнер ЭД.

    Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.

  • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
  • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
  • Учитываться должны все электронные документы.
  • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре.

    Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

  • Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов.

    Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая. При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

    1. В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
    2. В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
    3. Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

    ВАЖНО!

    Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов. При выдаче ЭД документ нужно скопировать.

    Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале.

    Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы.

    В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал.

    В нем отражается эта информация:

    1. Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
    2. Дата предоставления документа.
    3. Наименование структурного подразделения.

    Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив

    Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах федеральных министерств и ведомств, согласованных с Федеральным архивным агентством, министерств и ведомств Свердловской области, согласованных с ЭПК Управления архивами Свердловской области. При отборе документов на хранение и уничтожение учитываются такие отметки в перечнях и номенклатурах дел как «до замены новыми», «после замены новыми», «до минования надобности», «при условии завершении проверки», «после истечения срока действия договора» и т.п.

    Результатом экспертизы ценности является составление описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, акта о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Акт о выделении к уничтожению утверждается конкурсным управляющим после утверждения и согласования ЭПК Управления архивами Свердловской области описей дел постоянного срока хранения и по личному составу и последующего за этим утверждения описей конкурсным управляющим.

    Внесенные в утвержденный акт документы могут быть уничтожены, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Оформление дел В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле.

    Составление заверительной надписи, в необходимых случаях составление внутренней описи дела.Подшивка и переплет дела Документы, составляющие дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них. При этом из документов удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей).

    Внутренняя опись документов личного дела

    Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

    На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

    • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
    • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),

    Документ должен содержать в себе ряд сведений:

    1. список описываемых документов,
    2. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    3. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
    4. наименование предприятия,

    К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

    Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились). Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к.

    можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет).

    Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

    Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

    Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

    Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см.